Zu Beginn des neuen Jahres 2022 stehen im Bereich der Digitalisierung des finanzgerichtlichen Verfahrens wichtige Neuerungen an.

Im Finanzgericht Münster wird das in § 52b Abs. 6 FGO gesetzlich geregelte sog. ersetzende Scannen zum 1. Januar 2022 eingeführt. Beim ersetzenden Scannen werden sämtliche Papierdokumente, die bei Gericht eingehen, zentral gescannt. Das ersetzende Scannen unterscheidet sich von der bisherigen Verfahrensweise dahingehend, dass die eingescannten Dokumente (frühestens) nach Ablauf von 6 Monaten nach Durchführung des Scanvorgangs vernichtet werden können (§ 52b Abs. 6 Satz 5 FGO). Sollte eine Abweichung des elektronischen Dokuments vom eingereichten Papierdokument durch einen Beteiligten oder das Gericht bemerkt werden, kann der Scanvorgang innerhalb dieser (mindestens) sechsmonatigen Aufbewahrungszeit erneut durchgeführt werden. Um nach der Prozessordnung zum ersetzenden Scannen befugt zu sein, sind die in Papierform vorliegenden Schriftstücke nach dem Stand der Technik zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument zu übertragen. Der jeweils aktuelle Stand der Technik wird durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen (sog. TR RESISCAN) beschrieben. Das Finanzgericht Münster hat sämtliche Vorgaben dieser Richtlinie in technischer und organisatorischer Hinsicht umgesetzt.

Eine Ausnahme von den ersetzend zu scannenden Dokumenten besteht gemäß § 52b Abs. 6 Satz 5 FGO bei rückgabepflichtigen Dokumenten (z.B. Urkunden). Diese verbleiben grundsätzlich bis zum Abschluss der Verfahren bei der Akte und werden dann an den Einsender zurückgegeben.

Für die Prozessbeteiligten bedeutet diese neue Verfahrensweise insbesondere, dass Originalurkunden wie bspw. notarielle Vertragsurkunden, Fahrtenbücher oder Fotografien nur mit dem gut sichtbaren Hinweis „rückgabepflichtiges Dokument“ an das Gericht übersandt werden sollten.

Eine weitere wichtige Neuerung betrifft den elektronischen Rechtsverkehr: Ab dem 1. Januar 2022 sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Behörden oder juristische Personen des öffentlichen Rechts eingereicht werden, als elektronisches Dokument an das Gericht zu übermitteln. Damit besteht ab dem 1. Januar 2022 für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte die Pflicht zur aktiven Nutzung ihres beA (§ 52d Satz 1 FGO). Konkret bedeutet dies, dass Klagen, Anträge und Prozesserklärungen nur noch auf elektronischem Weg wirksam eingereicht werden können. Eine nach dem 1. Januar 2022 ausschließlich per Fax eingereichte Klage eines Rechtsanwalts bzw. einer Rechtsanwältin wäre unzulässig. Dasselbe gilt für Prozesserklärungen von Behörden. Von dieser Pflicht sind hingegen Naturalparteien nicht betroffen. Steuerberaterinnen und Steuerberater sind im Jahr 2022 ebenfalls grundsätzlich noch nicht betroffen. Erst für 2023 ist die Inbetriebnahme eines besonderen Steuerberaterpostfachs durch die Bundessteuerberaterkammer geplant, dessen Nutzung dann, wie das beA, berufsrechtlich verpflichtend sein wird. Mit Inbetriebnahme des besonderen Steuerberaterpostfachs werden sämtliche Steuerberaterinnen und Steuerberater flächendeckend ab dem 1. Januar 2023 zur aktiven Nutzung im Finanzgerichtsprozess verpflichtet sein. Insoweit können Angehörige der steuerberatenden Berufe nach derzeitigem Gesetzes- und Planungsstand mit den Finanzgerichten nur noch im Jahr 2022 außerhalb des elektronischen Rechtsverkehrs kommunizieren.